Wird in Outlook der Abwesenheitsassistent (in Outlook 2010: Automatische Antworten) aktiviert, informiert Exchange jeden Absender nur ein einziges Mal über die Abwesenheit des Empfängers. Solange bis der Abwesenheitsassistent deaktiviert und wieder aktiviert wird.
Sollen Absender stattdessen nach jeder gesendeten Email darüber benachrichtigt werden, dass man derzeit außer Haus ist, muss hierfür eine reguläre Outlook-Regel eingerichtet werden – ein AutoReply:
1) Regel-Assistent öffnen (Erweiterte Optionen)
2) Bedingungen definieren (z.B. Absenderadresse muss „domain.tld“ enthalten)
3) Aktion auswählen: „diese vom Server mit einer Nachricht beantworten“
4) Klick auf das blau unterlegte „eine Nachricht“ um
5) die gewünschte Abwesenheitsnachricht zu definieren (Emailfenster öffnet sich. Nur füllen: Betreff und Text)
6) Speichern & Schließen
7) Ggf. noch Ausnahmen festlegen
8 ) Fertig stellen
Vorsicht: Sollte der Absender ebenfalls einen AutoReply eingerichtet haben, kann es u.U. zu einer Schleifenbildung und somit einem hohen Maß an Mailaufkommen auf beiden Seiten führen. Das Risiko ist vor allem bei Verteilergruppen besonders hoch, da hierbei „an Alle“ geantwortet wird (vorausgesetzt die Bedingung unter Punkt 2 ist zu weitläufig gefasst und schränkt die Regel nicht nur auf eine einzelne Adresse ein).
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