Archives for

Outlook | Abwesenheitsmitteilung nach jeder Email

Wird in Outlook der Abwesenheitsassistent (in Outlook 2010: Automatische Antworten) aktiviert, informiert Exchange jeden Absender nur ein einziges Mal über die Abwesenheit des Empfängers. Solange bis der Abwesenheitsassistent deaktiviert und wieder aktiviert wird.
Sollen Absender stattdessen nach jeder gesendeten Email darüber benachrichtigt werden, dass man derzeit außer Haus ist, muss hierfür eine reguläre Outlook-Regel eingerichtet werden – ein AutoReply:

1) Regel-Assistent öffnen (Erweiterte Optionen)
2) Bedingungen definieren (z.B. Absenderadresse muss “domain.tld” enthalten)
3) Aktion auswählen: “diese vom Server mit einer Nachricht beantworten”


4) Klick auf das blau unterlegte “eine Nachricht” um
5) die gewünschte Abwesenheitsnachricht zu definieren (Emailfenster öffnet sich. Nur füllen: Betreff und Text)


6) Speichern & Schließen
7) Ggf. noch Ausnahmen festlegen
8 ) Fertig stellen

Vorsicht: Sollte der Absender ebenfalls einen AutoReply eingerichtet haben, kann es u.U. zu einer Schleifenbildung und somit einem hohen Maß an Mailaufkommen auf beiden Seiten führen. Das Risiko ist vor allem bei Verteilergruppen besonders hoch, da hierbei “an Alle” geantwortet wird (vorausgesetzt die Bedingung unter Punkt 2 ist zu weitläufig gefasst und schränkt die Regel nicht nur auf eine einzelne Adresse ein).

Read More

Exchange 2007 / 2010 – Automatische Antworten verbieten (Outlook Abwesenheitsassistent)

User können mithilfe des Outlook-Abwesenheitsassistenten Email-Empfänger außerhalb der eigenenen Exchange-Organisaton über ihre Abwesenheit informieren. Da diese Benachrichtigungen im schlimmsten Fall Spammern Tor und Türen öffnet, ist der Einsatz des Abwesenheitsassistenten in vielen Unternehmen nicht erwünscht. Dies lässt sich u.a. durch eine Betriebsvereinbarung untersagen. Möchte man jedoch sicher gehen, dass tatsächlich keine Abwesenheitsmitteilungen mehr nach Außen gelangen, müssen auf dem Exchange einige Anpassungen vorgenommen werden.

Im Beispiel soll die Abwesenheitmitteilungssperre lediglich für die Domäne test.de (inklusive aller Unterdomänen) greifen. Dürfen Abwesenheitsnachrichten an gar keine externen Domänen versandt werden, kann die “Default” Remotedomäne genutzt werden.

Remotedomänen werden in Exchange 2007 / 2010 unter dem Menü > Organisationskonfiguration > Hub-Transport > Reiter “Remotedomänen” verwaltet. Hier sollte sich bereits der Eintrag “Default” befinden, welcher alle externen Domänen umfasst (Domäne = *).

Für test.de muss über das Aktionsmenü eine weitere Remotedomäne erstellt werden.

Über die Exchange-Verwaltungsshell lautet der Befehl zur Erstellung der Remotedomäne:

New-RemoteDomain -Name Test-Domäne -DomainName *.test.de

In den Eigenschaften der neu erstellen Remotedomäne ist unter dem Reiter “Nachrichtenformat” der Haken “Automatische Antworten zulassen” zu entfernen.

In der Verwaltungsshell lässt sich selbiges über diesen Befehl einstellen:

Set-RemoteDomain -Identity Test-Domäne -AutoReplyEnabled:$False

Read More

Exchange 2007 / 2010 – Remote-Domänen ‘in bulk’ per CSV & PowerShell anlegen

Bei einer großen Anzahl an Remote-Domänen, ist es sinnvoll diese mithilfe einer CSV-Datei (Komma-separiert) und PowerShell anzulegen.

Beispiel:
- CSV namens “remotedomains.csv” wurde unter C:\Temp abgelegt
- Die CSV enthält 2 Spalten:

1) CSV_Name (Bezeichnung der Domäne; z.B. Contoso)
2) CSV_DomainName (Domain Suffix der Remote-Domäne; z.B. contoso.com)

PowerShell-Befehl:

Import-Csv C:\Temp\remotedomains.csv | foreach { New-RemoteDomain -Name $_.CSV_Name -DomainName $_.CSV_DomainName }
Der Befehl legt die Remote-Domänen mit dem Wert “AllowedOOFType = External” (Nur externe Abwesenheitsnachrichten zulassen) an. Befindet sich Outlook 2003 innerhalb der Exchange Organisation noch im Einsatz muss der Wert auf “ExternalLegacy” geändert werden:

Get-RemoteDomain | where {$_.AllowedOOFType -eq “External”} | Set-RemoteDomain -AllowedOOFType ExternalLegacy

Der Schalter “AllowedOOFType” bietet (alternativ) folgende Möglichkeiten:

None (Nichts zulassen)
External (Nur externe Abwesenheitsnachrichten zulassen)
ExternalLegacy (Externe Abwesenheitsnachrichten oder ältere Abwesenheitsnachrichten zul.)
InternalLegacy (Interne Abwesenheitsnachrichten oder ältere Abwesenheitsnachrichten zulassen)

Read More